Informationsskrift till dig som är ny på arbetsplatsen

1. Allmänna utgångspunkter

1.1 För att kunna ge dig åtkomst till arbetsplatsen under projekttiden behöver Veidekke Entreprenad AB, org.nr 556508–6583 (”Veidekke”) behandla personlig information om dig. Du är inte skyldig att lämna ut personlig information till Veidekke, men för det fall Veidekke inte förses med all efterfrågad information finns risk att Veidekke inte kan uppfylla sina åtaganden så som att betala ut lön och upprätthålla en god arbetsmiljö.

1.2 Denna informationsskrift (”Informationsskriften”) syftar till att på ett tydligt sätt informera dig om vilken personlig information som Veidekke samlar in och behandlar om dig, hur den behandlas, ändamålet med behandlingen, vilken laglig grund behandlingen sker på.

1.3 Eftersom informationen om dig ofta kvalificeras som personuppgifter – det vill säga uppgifter som direkt eller indirekt identifierar dig som individ – vill vi i Informationsskriften även informera om vår personuppgiftsbehandling, vilka skyldigheter vi har, och vilka rättigheter du kan ha med anledning av personuppgiftsbehandlingen.

2. Vi kan komma att hantera följande information om dig

Den information som samlas in och behandlas om dig inom ramen för projektet omfattar sådan information som du själv lämnar till Veidekke i samband med anställningens ingående, utvecklingssamtal, hälsoundersökningar, eller i samband med att du skriver in dig/ges tillträde till arbetsplatsen. Sådan information innefattar i huvudsak:

3. Behandling av dina personuppgifter

3.1 Informationen i avsnitt två är ofta personuppgifter

De kategorier av uppgifter som anges ovan i tabellen i avsnitt två är ofta personuppgifter, varför vi vill ge dig särskild information. Uppgifterna ”Personuppgifterna” om inget annat anges.

3.2 Personuppgiftsansvarig

Veidekke är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som Veidekke samlar in och behandlar om dig inom ramen för projektet, vilket även innebär att det är Veidekke som bestämmer över behandlingen av dina personuppgifter. Kontaktuppgifter till Veidekke finner du under punkten 8 nedan.  

3.3 Ändamål och rättslig grund när vi behandlar personuppgifter för dig som är anställd inom Veidekke

Nedan specificerar vi vad ändamålet med vår behandling av Personuppgifterna är och vilken rättslig grund som denna behandling stödjer sig på avseende dig som är anställd av Veidekke:

3.3.1 Namn och personnummer: Ditt namn, person- eller samordningsnummer och adress krävs för att vi säkert ska kunna identifiera dig, och administrera din anställning. Vi måste ha möjlighet att fastställa din identitet, utföra löneadministration och uppfylla skatterapporteringskrav. Den rättsliga grunden för denna behandling är därför, beroende på i vilket sammanhang och för vilket ändamål personuppgifterna behandlas, "avtal," eftersom uppgifterna är nödvändiga för att genomföra anställningsavtalet, eller ”rättslig förpliktelse” då vi har en skyldighet att följa arbetsrättsliga bestämmelser.

3.3.2 Andra kontaktuppgifter: Vi samlar in ditt telefonnummer och e-mailadress för att möjliggöra kommunikation i arbetsrelaterade frågor och för att underlätta att få kontakt med dig eller ditt arbetslag. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse," eftersom kontaktuppgifterna till dig främjar en effektiv arbetsmiljö och är nödvändiga för att utföra arbetsuppgifterna. Den rättsliga grunden kan även vara ”avtal” i den mån vi behöver kontaktuppgifterna för att kunna genomföra och administrera ditt anställningsförhållande.

3.3.3 Anställningsinformation: Vi behöver information om vilket företag du är anställt i för att fastställa din anställningsstatus, vilket också kopplas till vår löneadministration. Den rättsliga grunden är "avtal" där vi behöver dessa uppgifter för att uppfylla vårt avtal med dig och "rättslig förpliktelse," i den utsträckning vi behöver rapportera information om din anställning till myndigheter eller följa gällande kollektivavtal.

3.3.4 ID-06 nummer: ID-06 numret är nödvändigt för att säkerställa säkerheten på arbetsplatsen och för att säkerställa att endast behöriga personer har tillträde. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse" då detta är viktigt för säkerheten på arbetsplatsen eller, "rättslig förpliktelse”, i den utsträckning som behandlingen följer av tillämplig arbetsmiljö- och skattelagstiftning.

3.3.5 Tidrapporter och övertidsjournaler m.m.: Som arbetsgivare är vi skyldiga att löpande övervaka arbetat tid på arbetsplatsen och säkerställa att gällande arbetstidsregler i lag och kollektivavtal efterlevs. Den rättsliga grunden för behandlingen är således ”rättslig förpliktelse”.

3.3.6 Nationalitet: Nationalitetsinformation kan krävas för att bedöma och rapportera arbetsrättsliga och migrationsrelaterade skyldigheter. Den rättsliga grunden är ”rättslig förpliktelse" eftersom vi är skyldiga att följa lagar och bestämmelser om utländska arbetstagare.

3.3.7 Uppehållstillståndskort/LMA vid tredje land: Dessa uppgifter används för att säkerställa att nödvändiga tillstånd och dokumentation finns för medarbetare från tredje länder utanför EU/EES. Den rättsliga grunden är "rättslig förpliktelse," då detta är nödvändigt för att uppfylla migrationslagstiftningen och arbetsrättsliga krav.

3.3.8 Utbildningar/certifikat: Information om utbildningar och certifikat samlas in för att säkerställa att du har de nödvändiga kvalifikationerna för din tjänst. Den rättsliga grunden är "avtal" eftersom dessa uppgifter är relevanta för att uppfylla ditt anställningsavtal och för att utföra arbetsuppgifterna.

3.3.9 A1-intyg och anmälan om utstationering: Dessa uppgifter krävs för att följa arbetsrättsliga krav och rapporteringsskyldigheter vid utstationering av arbetstagare inom EU/EES. Den rättsliga grunden vår behandling stödjer sig på är "rättslig förpliktelse”.

3.3.10 Sjukdomar, allergier och mediciner som du tar: Denna information samlas in för att säkerställa en säker arbetsmiljö eller för att kunna tillhandahålla nödvändig medicinsk vård och hälsoskydd på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för behandling av denna information kan variera beroende på det specifika ändamålet, men kan inkludera "rättslig förpliktelse" för att uppfylla arbetsmiljölagstiftningen, och – i den mån det rör sig om särskilda (känsliga) personuppgifter – för att fullgöra våra skyldigheter och utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. I särskilda situationer kan i stället "samtycke" komma att användas, men det får du i så fall mer information om i samband med att ditt samtycke inhämtas.

3.3.10 Lönespecifikationer, bank- / kontonummer, banktransaktioner, forakvittenser på individnivå, arbetsgivardeklaration på individnivå, underlag för kostnadsersättningar: Behandlingen av dessa uppgifter stöds av "rättslig förpliktelse" då vi som arbetsgivare har vi en skyldighet att behandla dessa uppgifter för att säkerställa att rätt lön och kostnadsersättningar betalas ut till dig. Genom att hantera dessa uppgifter kan vi säkerställa att löneadministreringen är korrekt och att vi följer gällande arbetsrättsliga bestämmelser och skatterapporteringskrav. Vi kan även komma att hantera denna information med stöd av att vi måste säkerställa att vi fullgör det anställningsavtal som vi ingått med dig, det vill säga med stöd av ”avtal” som rättslig grund.

3.3.11 Information om boendesituation, särskilt vid boende på annan ort: Denna kategori av uppgifter inkluderar information om arbetstagarens boendesituation, särskilt när de bor på en annan ort än sin permanenta bostadsort. Informationen är av stor betydelse för oss, inte bara för att organisera arbetsuppgifter och resursallokering effektivt, utan också för att säkerställa att arbetstagaren har en trygg och tillfredsställande boendemiljö. Den rättsliga grunden för behandlingen av sådana personuppgifter sker med stöd av "rättslig förpliktelse" för att vi ska kunna säkerställa att arbetstagaren har en trygg och tillfredsställande boendemiljö som är förenlig med arbetsuppgifterna, arbetsmiljön och kraven på en ändamålsenlig och godtagbar boendestandard i gällande kollektivavtal.

3.3.12 IP/MAC-adress: Denna tekniska information används för att säkerställa säkerheten och för att övervaka användning av IT-resurser vilket vi gör med stöd av den rättsliga grunden "berättigat intresse".

3.4 Ändamål och rättslig grund när vi behandlar personuppgifter för dig som inte är anställd inom Veidekke

Nedan specificerar vi vad ändamålet med vår behandling av Personuppgifterna är och vilken rättslig grund som denna behandling stödjer sig på avseende dig som utomstående:

3.4.1 Namn och personnummer: Ditt namn och personnummer krävs för att vi säkert ska kunna identifiera dig och säkerställa att du har rätt att vistas på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för denna behandling är ”berättigat intresse” eftersom uppgifterna är nödvändiga för att säkerställa en trygg och säker arbetsmiljö på arbetsplatsen, eller rättslig förpliktelse, i den utsträckning Veidekke är skyldiga att följa gällande arbetsmiljölagstiftning. Den rättsliga grunden kan även vara att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk såsom att säkerställa att ingen obehörig vistas på arbetsplatsen samt att underentreprenörer lever upp till sina avtalsenliga åtaganden gentemot Veidekke.

3.4.2 Andra kontaktuppgifter: Vi samlar in din adress, ditt telefonnummer och e-mailadress för att möjliggöra kommunikation och för att underlätta att få kontakt med dig eller ditt arbetslag. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse," eftersom kontaktuppgifterna till dig främjar en effektiv arbetsmiljö och är nödvändiga för att utföra arbetsuppgifterna.

3.4.3 Anställningsinformation: Vi behöver information om vilket företag du är anställt i för att fastställa din anställningsstatus, vilket också kopplas till kontroll av löneadministrationen hos våra underentreprenörer. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse" då vi har en legitim och berättigad anledning att behandla dessa uppgifter för att säkerställa att våra underentreprenörer lever upp till sina avtalsenliga åtaganden. Genom att hantera dessa uppgifter kan vi säkerställa att löneadministreringen är korrekt och att vi och våra underentreprenörer följer gällande arbetsrättsliga bestämmelser och skatte-rapporteringskrav.

3.4.4 ID-06 nummer: ID-06 numret är nödvändigt för att säkerställa säkerheten på arbetsplatsen och för att säkerställa att endast behöriga personer har tillträde. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse" då detta är viktigt för säkerheten på arbetsplatsen eller, "rättslig förpliktelse”, i den utsträckning som behandlingen följer av tillämplig arbetsmiljö- och skattelagstiftning.

3.4.5 Tidrapporter och övertidsjournaler m.m: Som huvudentreprenör på arbetsplatsen har vi ett berättigat intresse av att kontrollera arbetat tid på arbetsplatsen och säkerställa att gällande arbetstidsregler i lag och kollektivavtal efterlevs. Den rättsliga grunden för behandlingen är således ”berättigat intresse”.

3.4.6 Nationalitet: Nationalitetsinformation kan krävas för att bedöma och rapportera arbetsrättsliga och migrationsrelaterade skyldigheter. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse”, eftersom vi behöver kontrollera att våra underentreprenörer följer lagar och bestämmelser om utländska arbetstagare. Behandlingen kan även vara nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk gentemot våra underentreprenörer med anledning deras avtalsenliga skyldigheter gentemot Veidekke.

3.4.7 Ut-kort/LMA vid tredje land: Dessa uppgifter används för att säkerställa att nödvändiga tillstånd och dokumentation finns för medarbetare hos våra underentreprenörer från tredje länder utanför EU/EES. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse”, då detta är nödvändigt för att vi ska kunna säkerställa att våra underentreprenörer uppfyller migrationslagstiftningen och arbetsrättsliga krav. Behandlingen kan även vara nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk gentemot våra underentreprenörer med anledning deras avtalsenliga skyldigheter gentemot Veidekke.

3.4.8 Utbildningar/certifikat: Information om utbildningar och certifikat samlas in för att säkerställa att du har de nödvändiga kvalifikationerna för din tjänst. Den rättsliga grunden är "berättigat intresse" eftersom dessa uppgifter är relevanta för att utföra arbetsuppgifterna.

3.4.9 A1-intyg och anmälan om utstationering: Dessa uppgifter krävs för att följa arbetsrättsliga krav och rapporteringsskyldigheter vid utstationering av arbetstagare inom EU/EES. Den rättsliga grunden vår behandling stödjer sig på är "berättigat intresse” då behandlingen är nödvändig för att säkerställa att våra underentreprenörer uppfyller sina lagstadgade och avtalsenliga skyldigheter kopplat till utstationering av arbetstagare. Behandlingen kan även vara nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk gentemot våra underentreprenörer med anledning deras avtalsenliga skyldigheter gentemot Veidekke.

3.4.10 Sjukdomar, allergier och mediciner som du tar: Denna information samlas in för att säkerställa en säker arbetsmiljö eller för att kunna tillhandahålla nödvändig medicinsk vård och hälsoskydd på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för behandling av denna information kan variera beroende på det specifika ändamålet, men kan inkludera "rättslig förpliktelse" för att uppfylla arbetsmiljölagstiftningen, och – i den mån det rör sig om särskilda (känsliga) personuppgifter – för att fullgöra våra skyldigheter och utöva våra rättigheter inom arbetsrätten. I särskilda situationer kan i stället "samtycke" komma att användas, men det får du i så fall mer information om i samband med att ditt samtycke inhämtas.

3.4.11 Lönespecifikationer, bank- / kontonummer, banktransaktioner, forakvittenser på individnivå, arbetsgivardeklaration på individnivå, underlag för kostnadsersättningar: Behandlingen av dessa uppgifter stöds av "berättigat intresse." Som personuppgiftsansvariga har vi en legitim och berättigad anledning att behandla dessa uppgifter för att säkerställa att rätt lön och kostnadsersättning betalas ut till individen. Detta intresse omfattar inte bara våra egna administrativa ändamål utan också behovet av att övervaka och säkerställa att även våra underentreprenörer och deras underentreprenörer följer regler och riktlinjer för korrekt löneutbetalning. Genom att hantera dessa uppgifter kan vi säkerställa att löneadministreringen är korrekt och att våra underentreprenörer följer gällande arbetsrättsliga bestämmelser, kollektivavtal och skatterapporteringskrav. Den rättsliga grunden kan även vara ”rättslig förpliktelse” i den utsträckning som vi är skyldiga att medverka vid granskningsförfaranden eller tvisteförhandlingar i förhållande till ett fackförbund enligt gällande lagstiftning eller kollektivavtal.

3.4.12 Information om boendesituation, särskilt vid boende på annan ort: Denna kategori av uppgifter inkluderar information om arbetstagarens boendesituation, särskilt när de bor på en annan ort än sin permanenta bostadsort. Informationen är av stor betydelse för oss för att säkerställa att arbetstagaren har en trygg och tillfredsställande boendemiljö. Den rättsliga grunden för behandlingen av sådana personuppgifter sker med stöd av "berättigat intresse", dels för att vi ska kunna säkerställa att arbetstagaren har en trygg och tillfredsställande boendemiljö som är förenlig med arbetsuppgifterna och arbetsmiljön, dels för att Veidekke ska kunna kontrollera att våra underentreprenörer uppfyller sina rättsliga och avtalsenliga förpliktelser.

3.4.13 IP/MAC-adress: Denna tekniska information används för att säkerställa säkerheten och för att övervaka användning av IT-resurser vilket vi gör med stöd av den rättsliga grunden "berättigat intresse".

3.5 Seriositetsgruppens arbete med kvalitetssäkrande åtgärder 

Veidekke ställer höga krav på våra Leverantörers regelefterlevnad. Vänligen observera därför att Veidekke utöver ovanstående kan komma att behandla Personuppgifterna i syfte att vidta åtgärder för det övergripande ändamålet att Veidekke att säkra en nödvändig kvalitetssäkring av potentiella leverantörer till oss.

Då även Veidekkes kunder ofta har långtgående krav på såväl Veidekke som de underentreprenörer vi i vår tur anlitar, där vi även gentemot slutkunden har ett ansvar för sistnämnda kategori, måste vi säkerställa att de krav som ställs efterlevs även i vårt leverantörsled.

Personuppgifterna kommer att behandlas av Veidekke baserat på att Veidekke efter genomförd avvägning kommit fram till att Veidekkes, liksom Veidekkes kunder och potentiella kunders, intresse av att behandla personuppgifterna väger tyngre än berörda personers intresse av att personuppgifterna inte behandlas, en så kallad intresseavvägning. Detta baserat på att Veidekke behöver behandla personuppgifterna för att kunna ta fram och löpande administrera ett ändamålsenligt register över potentiella och förekommande Leverantörer för att säkerställa såväl effektivitets- som kvalitetsvinster samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

I händelse av att särskilda kategorier av personuppgifter, eller uppgifter som rör lagöverträdelser som innefattar brott, hanteras dessa inom ramen för de kvalitetssäkringsåtgärder som vidtas sker det med stöd av att uppgifterna är nödvändiga för Veidekke för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, alternativt, för att uppfylla en rättslig förpliktelse när en sådan skyldighet föreligger. 

3.6 Ytterligare behandling och insamling av samtycke 

Vänligen observera att vi alltid strävar efter att säkerställa att behandlingen av dina personuppgifter är proportionell och i linje med gällande lagar och regler. Vi kommer inte att använda dina personuppgifter för ändamål som inte är förenliga med de syften som anges ovan, och vi kommer att se till att dina rättigheter som registrerad individ respekteras och skyddas enligt gällande dataskyddslagstiftning.

För det fall Veidekke behöver behandla Personuppgifterna för något annat ändamål än vad som anges i avsnitt 2.3 ovan, kommer Veidekke att informera dig om detta genom att uppdatera denna Informationsskrift i enlighet med punkten 8 nedan.

Om Veidekke t.ex. skulle komma att behandla Personuppgifterna för något ändamål som enligt tillämplig lagstiftning kräver ditt samtycke, kommer Veidekke även att inhämta ditt samtycke innan sådan behandling påbörjas. Samtycke till sådan behandling är helt frivillig.

4. Mottagare

4.1 Veidekke kommer att lämna ut sådana Personuppgifter till tredje parter som Veidekke enligt lag är skyldig att lämna ut. Sådan utlämning kommer bland annat att ske till myndigheter så som Skatteverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, A-krimcenter, Ekobrottsmyndigheten, Migrationsverket, Polisen eller Arbetsmiljöverket.

4.2 Veidekke kommer även att lämna ut information till tredje parter som är nödvändiga för att uppfylla avtal så som för att ingå och upprätthålla försäkringar, för löneadministration, men även till leverantörer, kunder, samarbetspartners mot vilka du ska agera kontaktperson och fakturamottagare.

4.3 Personuppgifterna kan även komma att överföras inom Veidekkes koncern i syfte att kontrollera att lagar, avtal och kollektivavtal efterlevs.

4.4 Utöver vad som har angetts ovan kan Veidekke komma att lämna ut Personuppgifter till tredje parter för att exempelvis följa ett domstolsbeslut/myndighetsbeslut eller andra legala skyldigheter, samt för att skydda rättigheter, egendom eller för att värna om säkerheten för Veidekke samt dess koncernbolag eller annan.

4.5 Veidekke kommer alltid att sträva efter att begränsa tillgång till Personuppgifterna ovan och endast dela information som skäligen behövs för att mottagarna ska kunna göra sitt arbete eller tillhandahålla sina tjänster.

5. Överföringar till tredje land

Veidekke prioriterar att inte föra över Personuppgifter till tredje land (d.v.s. utanför EU/EES) utan strävar efter att i huvudsak begränsa hanteringen av Personuppgifterna inom EU/EES.

I händelse av att en överföring till tredje land blir nödvändig för att utföra specifika ändamål, kommer Veidekke att agera i full överensstämmelse med gällande dataskyddslagstiftning, och säkerställa att överföringen sker med stöd av lämpliga skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler, som är godkända av Europeiska kommissionen, för att säkerställa en tillräcklig nivå av dataskydd vid sådana överföringar.

Veideke eftersträvar även att informera berörda individer ytterligare om behovet att genomföra en tredjelandsöverföring aktualiseras.

6. Säkerhet

Veidekke uppfyller vid var tid gällande lagkrav på säkerhet avseende behandlingen av Personuppgifterna och har vidtagit de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda Personuppgifterna mot obehörig åtkomst, modifiering och radering. Åtgärder som vidtagits är bl.a. kryptering, antivirusskydd, brandväggar och behörighetsbegränsning samt strikt behörighetsbegräsning om nödvändigt etc.

7. Dina rättigheter

7.1 Rätt till tillgång, rättelse mm.

Du har rätt att få besked om vilka Personuppgifter Veidekke behandlar. Du har även rätt att få felaktiga Personuppgifter korrigerade samt begära att Veidekke raderar vissa eller samtliga Personuppgifter. Veidekke kan dock inte radera Personuppgifter om det föreligger juridiska skäl till fortsatt behandling.

7.2 Rätt att göra invändningar

Du har när som helst rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina Personuppgifter som baseras på intresseavvägning. Efter sådan begäran kommer Veidekke att upphöra med att behandla sådana Personuppgifter på grunden intresseavvägning. Detta såtillvida Veidekke inte kan visa tvingande berättigade skäl för att fortsätta behandla Personuppgifterna som väger tyngre än ditt intresse av att behandlingen upphör, eller att det föreligger juridiska skäl till fortsatt behandling.

7.3 Dataportabilitet

Du har rätt att få alla Personuppgifter som baseras på avtalets fullgörande överförda från Veidekke till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. rätt till dataportabilitet). Veidekke kommer då att skicka Personuppgifterna till den av dig utpekade mottagaren av informationen.

7.4 Begäran och klagomål

Begäran om att utöva någon av de rättigheter som anges i punkterna 6.1-6.3 ovan görs till Veidekke. Begäran ska vara skriftlig och undertecknad av dig som sökande och skickas till den adress som anges i punkten 8 nedan.

Du har vidare rätt att närsomhelst vända dig till Veidekke eller till ansvarig tillsynsmyndighet, vilket i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten för att framföra klagomål avseende Veidekkes hantering av Personuppgifterna. Mer information om Integritetsskyddsmyndigheten, och deras kontaktuppgifter hittar du på www.imy.se.   

8. Lagringsperiod

Personuppgifterna kommer att behandlas och lagras av Veidekke under den period som krävs för att uppfylla de ändamål som specificeras i punkten 2.3 ovan. Därefter kommer Personuppgifterna att raderas. Vid fastställande av den period under vilken dina Personuppgifter kommer att lagras beaktar Veidekke särskilt de krav på lagringstider som följer av lag, preskriptionsfrister, myndigheters rekommendationer och branschpraxis.

9. Ändringar

Veidekke förbehåller sig rätten att ändra denna Informationsskrift. Om Veidekke uppdaterar Informationsskriften kommer Veidekke att via mail informera dig om väsentliga förändringar och bifoga den uppdaterade versionen av Informationsskriften. Den aktuella versionen av Informationsskriften finns även tillgänglig på Veidekkes intranät och hemsida.

10. Kontaktuppgifter

I det fall att du har några frågor eller om något är oklart i denna Informationsskrift, vänligen kontakta Veidekke via mailadressen eller telefonnumret nedan.

 

Veidekke Entreprenad AB, org.nr: 556550–7307
Adress: Box 1503, 172 29 Sundbyberg, Sverige
Tel: 08-635 61 00
Email: dataskydd@veidekke.se